Як навчитися системному управлінню бізнесом

Організації системного управління не вчать в університеті як бухобліку чи податкам. Немає підручника, який надасть власнику готову практичну схему. Це навичка, що формується повторенням та практикою, а не прослуховуванням теорії.

Ви маєте прийняти: теоретичний експрес-курс, де обіцяють, що бізнес почне працювати без вас — введення в оману. Налагодження управління — це довгий шлях, неможливий без помилок, накопичення власного досвіду та систематизації процесів.

Доки логіка живе в голові власника, кожне рішення доводиться пояснювати з нуля —кожному новому працівнику. Після перенесення логіки на папір, вона перетворюється на тест: чи відповідає нова концепція готовому рішенню, чи суперечить.

Систематизація процесів

Зафіксуйте не стратегію, а рутину. Те, якому клієнту відповісти спочатку. З яких причин відмовити постачальнику. Які рішення та технології підходять, а які ні і чому. Як визначити готовність продукту до випуску. Це нудний елемент системного управління, і тому його часто пропускають, переходячи до «смачненького» — модних дашбордів, фреймфоркі та КРІ. Але без опису КРІ це лише цифри без логіки, які команда бачить, але не розуміє, чому вони — такі.

Отже, треба записати все, що не записували ніколи. Це і є фундамент управління. Лише з фіксацією усіх цих моментів можна зрозуміти, як усе складається в систему, де її сильні та слабкі сторони. Це перший важливий урок для бізнесмена: розкладати на складові потрібно усі процеси. Лише так можна побачити систему. Чи безсистемність. І, відповідно, прийняти потрібні рішення.

Система — це нудна й рутинна дисципліна. Ефективність компанії ґрунтується не на геніальності засновника бізнесу й вірі підлеглих у його первісну ідею «стати найкращим на ринку», а на детальному списку усіх процесів компанії та складанні конкретного чек-листа для кожного з відділів чи кожної ключової посади.

Аналіз процесів

Після фіксації та опису усіх процесів настає другий етап — їх аналіз. В тому числі аналіз необхідності самих цих процесів. Банальний приклад: щоденні 15-хвилинки — інколи це стає багаторічною традицією компанії, тоді як жодного сенсу в них немає, але час керівника вони забирають.

Спроба систематизувати бізнес цілком й одразу руйнує бізнес. Замість цього краще розбирати вже наявні процеси та за необхідності оптимізувати їх.

Візьміть для аналізу процес, що  повторюється кожного тижня, та пройдіть цикл:

1.  Сформуйте вимірні задачі та цілі цього процесу.

2.  Опишіть принципи виконання задачі: які відділи чи конкретні посади призначаються для виконання того чи іншого завдання.

3.   Сформуйте реальний критерій оцінювання — хоча б у спрощеному вигляді.

4. Опишіть, як відбувається делегування завдань іншим членам команди та як відбувається оцінювання проміжних результатів.

5.   Опишіть, як відбувається аналіз результатів і внесення коректив у процеси, в тому числі інтуїтивні моменти.

Але пам’ятайте: один конкретний процес за один раз. Систематизувати усе й відразу, глобально, не вийде. Кожен процес повинен розбиратися окремо.

Поки все працює, але не аналізується, ви не знайдете найслабшу ланку і не зможете її виправити.

Чи можна перейняти досвід інших

Так, можна, але завжди є свої нюанси. Компанії, побудовані на навчанні головних менеджерів з підручників та слуханні чужого досвіду дійсно можуть отримати щеплення від факапів, проте це не математика, де можна один раз запам’ятати правила, а потім ними постійно користуватися. Кожен бізнес індивідуальний. Різна корпоративна культура, різна кількість відділів, різна ієрархія, різні продукти… Усе це сильно впливає на «правила».

Пряме копіювання чужих рішень без адаптації до власної фірми — не системність, а пародія на неї. Ознака системи, що працює — це ґрунтовна відповідь на виклики конкретної компанії у конкретній ситуації, коли усе розкладено по пунктах і кожен знає, що йому робити, як та — головне — для чого. Це і є система. І коли керівник також розуміє ці процеси та сам користується ними.

Питання для роздумів: яку кількість рішень ви ухвалили минулого тижня у вигляді «тому, що завжди так було», а не тому, що проаналізували ситуацію й розписали, як правильно?