Організації – це живі організми, які хочуть, щоб про них піклувались та їм приділяли увагу. На кожному етапі свого розвитку вони прагнуть привернути нашу увагу своїми проблемами, результатами або кризами. Кризи – це результати наших дій або нашої бездіяльності у відношенні до організації, якою управляємо. Кризи – це моменти для керівника, де він має можливість взяти відповідальність на себе за управління цією системою та найгнучкіше перевести її на наступний етап розвитку.
З міркування конфіденційності, назви компаній та сфери змінено.
З назви цієї статті, Ви напевне подумали, яке відношення має інсулін до розвитку та контролю власником системи бізнесу. Вкінці квітня 2023 року, я здавав аналізи в одній з львівських (достатньо відомих) приватних лабораторій, де за результатами аналізів у мене був понижений інсулін. Через деякий період часу – у середині серпня 2023 року, я ці аналізи за порадою ендокринолога здав в іншій лабораторії, і як на диво, інсулін був у нормі. Ендокринолог не була здивована результатами.
На початку липня 2023 року, мав кількахвилинну зустріч з відомим консультантом із стратегії, де він казав, що цій компанії ( приватна лабораторія, яка допустилась помилки) потрібна стратегія розвитку, а також після того, як буде розроблена стратегія, потрібно налагодити управління фінансами, і що я б міг цим зайнятись. Коли хотів заперечити, що стратегія їм не потрібна на даному етапі, консультант сказав, що дуже потрібна, оскільки власник хоче відійти від управління бізнесом. Кожний має право на свою власну думку, в той момент промайнуло у мене.
Напевне, на цьому етапі, Ви вже зробили певні висновки. Я хочу в цій статті сфокусуватись над 4 сферами управління організацією, які варто налагодити перед тим, як створювати стратегію розвитку компанії. Контроль ключових показників цих сфер, а також створенню гармонії у них та усунення дисбалансу, може стати основою для створення стратегії та її реалізації. Інакше, це буде просто стратегія на папері, яка буде лежати у власника в шухляді.
Ключові сфери управління в організації: інформація та дані; фінанси; матеріали та продукти; людська енергія.
Що ми контролюємо та чи наявні у нас частинки сфери – інформація та дані: сайт, мобільний додаток, CRM, побудована система аналітики, система обліку. Питання, на які потрібно дати власнику відповідь ( бажано 1 раз в місяць контролювати відповіді на ці запитання) – який трафік мого сайту? Яка структура джерел трафіку сайту? З якого джерела найбільше приходять клієнти? Чи визначені ключові показники системи аналітики ( для кожної організації вони будуть різними і мають розроблятись командою управлінців)? Як змінились ключові показники системи місяць до місяця? Чи наявна система автоматичного обліку? Які процеси ми контролюємо за допомогою системи обліку та які їх результати?
Що ми контролюємо та чи наявні у нас частинки сфери – фінанси: облік фінансів, рішення, які ми приймаємо на основі даних; залучення коштів; власний капітал; залучений капітал; куди витікає наша маржа? Ці процеси є ключовими в розвитку організації. Питання, на які потрібно дати власнику відповідь ( бажано 1 раз в місяць контролювати відповіді на ці запитання) – який оборот цього місяця? Як змінився оборот цього місяця по відношенню до попереднього місяця та аналогічного місяця минулого року? Як змінилась структура обороту в розрізі товарів/категорій товарів? Які рішення ми прийняли на основі цих даних? Яка структура залучених коштів в організації та який відсоток залучених коштів до власного капіталу? Який відсоток залучених коштів до обороту компанії та як він змінюється? Яка структура власного капіталу та чи змінюється вона кожного місяця? Куди ми витрачаємо нашу маржу? Яка частка витрат є найбільшою та не приносить цінності організації ( доданої вартості)? Що ми можемо скоротити наступного місяця, а куди нам краще інвестувати зароблені кошти? У що ми інвестували кошти цього місяця та які результати отримали?
Що ми контролюємо та чи наявні у нас частинки сфери – матеріали та продукти: які товари ми купляємо та як ми їх продаємо, куди ідуть маркетингові інвестиції. Питання, на які потрібно дати власнику відповідь ( бажано 1 раз в місяць контролювати відповіді на ці запитання) – які товари/послуги ми продаємо найбільше? Яка оборотність наших товарів? На яку категорію товарів оборотність є найбільшою? Що ми робили з точки зору маркетингу в цій категорії товарів з найбільшою оборотністю? Який фокус є у маркетингових витратах? Чи потрібна нам категорія товарів, яка не продається? Яка частка витрат на маркетинг до загального доходу компанії та як вона змінилась цього місяця у відношенні до минулого? Яким каналом нам продавати найвигідніше?
Що ми контролюємо та чи наявні у нас частинки сфери – людська енергія. Напевне це одна з ключових частин цієї системи, бо тут ми не можемо її залучити чи взяти в кредит, вона просто є в такій частині, у якій є в даний момент. Питання, на які потрібно дати власнику відповідь ( бажано 1 раз в місяць контролювати відповіді на ці запитання) – як працівники використовують робочий час? Як генеральний директор використовує робочий час? Які та скільки у нас є конфліктів між працівниками? Які та скільки у нас є конфліктів між департаментами організації? Скільки конфліктів ( прихованих образ) є один на одного і ніхто про це не знає? Як часто виникають конфлікти та хто їх створює? ( Є організації, в яких власник сам створює конфлікти з метою контролю системи і працівників, але такі організації довго не існують та не мають шанс розвиватись, лише до певного етапу). Які є особисті конфлікти? Чи перекладають відповідальність з одного департаменту на інший, чи з одного працівника на іншого, та хто це найчастіше робить?
Контролюючи відповідь на ці питання та сфери діяльності, ми можемо вносити зміни і робити систему такою, яка нам потрібна на даний момент. В момент, коли Ви побачите, що у системи є гармонія, і всі чотири сфери є зрівноважені, так вони можуть бути не ідеальні, бо до ідеалу можна йти довго, варто подумати над стратегією розвитку компанії та щорічних операційних планів. Все змінюється і компанія має бути гнучкою до цих змін.
Після того, що Ви прочитали дайте відповідь собі на питання - який наступний крок зробите Ви? Неважливо, який він буде, просто зробіть його.
P.S Ви напевне зрозуміли, що компанія, яка робить ключову помилку в клінічних аналізах ( вище приклад про рівень інсуліну), не має рівноваги в усіх цих сферах, та її ніхто не контролює, створена видимість – ширма, за якою ховається щось, поки не відомо що.